Mais que apenas uma informação estratégica, a apuração do controle de saldo de estoque também é uma exigência fiscal que obrigada as empresas a entregarem anualmente o inventário físico através do livro de registro de inventário no SPED Fiscal. E se você já participou deste processo, deve se lembrar do quão trabalhosa é a atividade. São horas contando itens que não acabam mais, e no final do dia tem aquela lista enorme com contagens divergentes e quantidades que não batem os números do seu sistema de controle de estoque.

Dicas para fazer o Inventário de Estoque

Para te ajudar a diminuir erros e até evitar multas, listamos aqui 5 dicas que vão te ajudar a planejar o inventário físico.

1. Defina uma data para o inventário

Parece óbvio, mas não é! Para fazer um inventário corretamente é necessário que no dia escolhido não seja feita nenhuma movimentação de material na empresa. Por exemplo, faturamento, recebimento, abertura de ordem de fabricação e apontamento, todos essas atividades devem estar em pausa. Por isso é importante definir uma data e informar a todos na empresa que neste dia não poderá acontecer nenhuma atividade que movimente material.

2. Organize o estoque 

Antes de iniciar as contagens, seu estoque deve estar organizado. Uma sugestão é separar os materiais de acordo com o código de produto. Dessa forma, se a sua codificação seguir uma sequencia lógica de acordo com o grupo de produtos, seu estoque ficará segmentado por categorias de produto e ficará muito mais fácil fazer as contagens.

3. Gere etiquetas de identificação

É muito comum acontecer confusão entre quais itens foram contados, quais ainda não foram, em qual contagem está cada grupo de produto e por aí vai. Portanto, imprimindo etiquetas de cores diferentes para cada contagem você não perde o controle das contagens.

4. Conte item por item 

Na hora de fazer inventário é tentador olhar para uma caixa e anotar 50 peças, não é? Entretanto, essa caixa identificada como contendo 50 itens pode ter sido aberta ou ainda ter sido recebida por engano com 48 itens. Enfim, é muito importante que todos sejam bem orientados quanto a contagem de item por item, e a pegar cada um dos produtos para ter certeza de que nenhuma peça passe despercebida.

5. Faça uma nova contagem

Quando a primeira contagem bate com a quantidade informada no sistema, normalmente não é feita uma segunda. Entretanto, as melhores práticas sugerem que sejam feitas 2 contagens, e cada uma delas por pessoas diferentes. Se houver divergências, deve ser feita uma terceira.

Ao final do processo você deve fazer a compilação dos dados e avaliar as divergências e se for o caso, efetuar os ajustes necessários. Mas lembre-se de que este processo deve ser feito com a orientação de um profissional especializado, pois os ajustes devem seguir a legislação vigente, caso contrário movimentações não justificadas podem estar sujeitas a fiscalização.

Você tem alguma dica que acha importante? Compartilhe com a gente aqui nos comentários.

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