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9 ferrramentas para facilitar a gestão de fornecedores no Q4-ERP

A gestão de fornecedores é uma das exigências da norma ISO 9001:2015. De acordo com o item 8.4 da norma:

“A organização deve determinar e aplicar critérios para a avaliação, seleção, monitoramento de desempenho e reavaliação de provedores externos, baseados na sua capacidade de prover processos ou produtos e serviços de acordo com requisitos”.

A qualidade do atendimento dos seus fornecedores, irá impactar diretamente na qualidade do seu atendimento para com o seu cliente. Por isso é importante que após a qualificação inicial do fornecedor, aconteça uma acompanhamento do desempenho do mesmo. O acompanhamento do desempenho do fornecedor envolve áreas diferentes dentro de uma indústria. Compras avalia a pontualidade de entrega, atendimento do programa de compra e preços. Logística avalia se as notas fiscais estão de acordo com o pedido de compra, se as entregas estão. Qualidade faz inspeções e avalia se os produtos estão em conformidade com as normas de qualidade acordadas.

Dentro da cadeia de fornecimento da indústria automotiva, os processos de qualificação e gestão de fornecedores estão sendo exigidos em vários níveis, e não apenas entre montadoras e sistemistas. Os sub-fornecedores também precisam monitorar seus fornecedores e assim por diante.

Como um sistema de gestão pode melhorar a gestão de fornecedores?

Um sistema de gestão ERP pode facilitar a gestão de fornecedores principalmente através da integração entre as informações que compras, qualidade e logística necessitam para fazer o acompanhamento do desempenho do fornecedor. Um exemplo dessa integração é quando o departamento de compras emite um pedido de compra para o fornecedor, e a logística possui todas as informações do pedido no momento do recebimento para fazer comparação entre a NF recebida e o pedido de compra e identificar divergências. Estas mesmas informações depois são encaminhadas a área de qualidade para que os materiais fiquem pendentes para inspeção de recebimento antes de entrarem definitivamente no estoque da empresa.

9 ferramentas para a gestão de fornecedores no Q4-ERP

1.Emissão de requisição de compra com aprovação em vários níveis

As requisições de compra eletrônicas substituem os papéis e e-mails de solicitações de compras que o departamento de compras recebe diariamente. Elas também garantem que as pessoas estão solicitando compras de acordo com o limite de valor permitido para cada funcionário, e permite incluir níveis de aprovação para que o responsável pela área aprove a requisição antes mesmo de chegar em compras.

2.Geração de pedido ou programação de compra

As requisições de compra podem virar um pedido ou programação de compra. Isso facilita o processo de planejamento já que vários itens podem ser agrupados em um único pedido para os mesmos fornecedores, além de dar maior poder de negociação para o comprador, ao pedir maiores quantidades ao invés de enviar pedidos pequenos várias vezes ao mês.

3.Aprovação de pedido de compra online

A aprovação de pedidos online permite que os responsáveis por aprovações (supervisores, gerentes ou diretores) realizem as aprovações dos pedidos de qualquer lugar, sem precisar ir até a empresa só para aprovar um pedido por exemplo.

4.Histórico de negociação de preços

Com o registro da qualificação de cada fornecedor e as negociações de preço, é possível criar um histórico de preço que é muito útil no momento de uma negociação comercial com  o fornecedor. Nos casos de fornecedores de montadora por exemplo, este recurso é utilizado quando é necessário apresentar uma justificativa de custos de produção quando a montadora solicita redução de preços.

5.Acompanhamento dos pedidos de compra

Com a integração de compras, recebimento e estoque, os compradores podem acompanhar em tempo real o status de cada pedido para fazer o follow-up com o fornecedor, sem a necessidade de gastar tempo emitindo relatório, toda a informação necessária para o acompanhamento dos pedidos fica disponível em uma tela.

6.Inspeção de qualidade

A qualidade também é parte da gestão do fornecedor, por isso no Q4-ERP é possível criar planos de inspeção de qualidade no recebimento (por amostragem, skip lote, etc) assim, antes mesmo do material ser liberado para estoque ele passa pela inspeção e caso seja identificada alguma não conformidade ou defeito a qualidade pode fazer o bloqueio desse material para emitir a NF de devolução para o fornecedor.

7.Histórico de qualidade e evidências para auditoria

Todas as inspeções ficam registradas, assim como as qualificações de fornecedor, e histórico de compras. Quando chega o momento da auditoria, tudo que o auditor solicitar já está pronto só precisa ser consultado. Não há necessidade de gerar relatórios específicos para auditorias.

8.Alerta de divergência entre pedidos e NFe

Com a integração de compras e recebimento, ao receber uma NFe o sistema valida automaticamente se a NF está de acordo com as informações do pedido de compra, e caso seja identificado alguma divergência é gerado um alerta para que o comprador verifique e aprove ou não o recebimento.

9.Bloqueio de fornecedor pela qualidade

Quando um fornecedor está com muitos problemas de qualidade, a própria área de qualidade pode gerar um bloqueio para que a área de compras não emita nenhum pedido de compra para aquele determinado fornecedor durante um período.

Como estas ferramentas auxiliam a redução de custos?

1.Maior poder de negociação

Negociar preços melhor é umas das principais funções dos compradores, e quanto mais os compradores conseguem consolidar pedidos, mais poder de negociação eles ganham com os fornecedores. E para que isso aconteça é necessário que compras receba as demanda de materiais da área de planejamento de forma consolidada.

2.Estipular limite de gastos

Uma terceira área que poderia gerar economia, através da disciplina do processo é o limite de aprovação regras que podem ser postas em prática. Interessantes discussões sobre limites de gastos ocorrem quando as pessoas tentam articular por que o limite máximo para gastar em hardware de computador sem aprovação de supervisão deve ser de US $ 250, mas para encomendar estoque de aço para operações de fabricação, o máximo deve ser de US $ 250.000. Definir quando, quanto e para quem uma requisição de compra deve ser escalada para aprovação sempre resulta em uma política de compras mais claramente articulada.

3.Redução de tempo com automatização

Uma oportunidade de economizar tempo, se não for necessariamente grandes economias em dólares, ocorre quando você desenvolve confiança suficiente na saída do sistema de planejamento para permitir que ele gere automaticamente requisições de compra. Seja cauteloso e obsessivo sobre a compreensão deste recurso, no entanto; É provável que quando você joga o switch o sistema ERP tentará maciçamente over-buy ou under-buy, dependendo das regras que você carregou em dados mestre.


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