Escolher seu ERP não é um processo fácil, a cada dia surgem novas soluções e empresas no mercado, e  quando você começa a fazer uma busca se depara com uma imensidão de opções e promessas quase que milagrosas. Mas como saber o que é mesmo importante para a sua empresa para evitar se iludir com papo de vendedor e comprar algo que você não precisa?

Nós te ajudamos! Criamos esta lista com 9 perguntas essenciais para você fazer para os vendedores de sistema de gestão ERP para identificar qual empresa está alinhada com as necessidades do seu negócio e evitar surpresas depois da implantação.

1. Quais são valores (pilares) da empresa?

A aquisição de um sistema de gestão ERP é como um casamento, é um relacionamento de longo prazo, por isso você precisa encontrar o parceiro certo. Saber se os seus valores estão alinhados com os valores da empresa fornecedora é o primeiro passo.

Algumas empresas prezam por preço baixo e grande quantidade de cliente e acabam deixando a desejar no atendimento, mas se para você preço for o quesito mais importante este pode ser um bom fornecedor. Outras empresas tem como principal valor a proximidade com o cliente, e este atendimento mais direcionado gera um custo um pouco mais alto, mas se você quer ter a certeza que o fornecedor estará lá para te ajudar com as novas necessidade que vão surgir no futuro, esta pode ser a melhor opção para você.

2.Como é a metodologia de implantação?

Qualquer empresa de ERP séria e qualificada possui uma metodologia de implantação de ERP que orienta o gerenciamento dos seus projetos. Os projetos de ERP estão diretamente ligados com os processos operacionais de quase toda a empresa, por isso é um projeto que impacta a rotina de quase todas as pessoas na empresa.

Isso significa um projeto de alto risco, pois não depende apenas do fornecedor, mas também das pessoas da empresa que estarão envolvidas. Por isso empresas que possuem uma metodologia de implantação bem estruturada conseguem mitigar estes riscos com um bom mapeamento de processos e gerenciamento de mudanças.

3. Tenho uma necessidade específica, o software pode ser customizado?

Está é uma questão que frequentemente causa conflitos “Ahhh eu achei que podia mudar este botãozinho aqui”. Você vai encontrar no mercado basicamente 3 tipos de software:

• O software de prateleira: aquele que você tem que usar da maneira como é disponibilizado e nada pode ser alterado, portanto a sua empresa tem que se adaptar completamente a ele ou criar soluções paralelas;
• O software flexível: aquele que você pode alterar algumas coisas caso tenha uma necessidade muito específica, mas no geral sua empresa se adapta aos processos deles já que seguem as melhores práticas de mercado;
• O software sob encomenda: aquele que a empresa desenvolve exclusivamente para o seu negócio, portanto cada botão pode ser da forma como você escolher, o software se adapta completamente à sua demanda;

Empresas que trabalham com venda consultiva fazem essa avaliação de necessidades e aderência do software antes mesmo de fechar o negócio, o que é a opção mais transparente para quem está comprando. Nestes casos, antes de escolher o seu ERP você já consegue saber se será necessário fazer adequações no software e ter uma previsão realista de custos.

4. Que tipo de atendimento a empresa oferece aos usuários?

A prática comum de atendimento ao cliente no mercado de sistemas de gestão é a utilização de centrais de help desk que atendem as solicitações de chamado de acordo com SLA (urgência da solicitação X tipo de contrato de atendimento). Porém cada empresa aplica políticas de atendimento diferentes, algumas limitam a quantidade de chamados no mês, outras cobram caso a solicitação feita não tenha nenhuma relação com erro de sistema e seja uma falha do usuário. Por isso é importante detalhar com o representante comercial quais são as políticas de atendimento.

5. O que está incluído no valor da mensalidade?

Você precisa ter certeza dos serviços que serão cobertos pelo valor pago mensalmente, conhecido como valor de manutenção do software, por exemplo:

• Este valor cobre atualização de versão?
• As mudanças de legislação estão inclusas no valor?
• O suporte é ilimitado?
• O que são considerados serviços extra contrato?
• Existe limite para armazenamento de dados (sistemas Cloud), como número máximo de NF emitida por mês
• A mensalidade varia por número de usuários simultâneos, independente do recursos acessado? Ou funciona por usuário/transação do sistema?

6.O que a minha equipe de TI precisa saber?

O TI é uma área que com certeza estará envolvida no projeto, independente do que for implantado, mas as suas responsabilidade podem variar de acordo com o formato em que o software é disponibilizado e também pelo contato de manutenção. Portanto é bom deixar bem claro o que será responsabilidade do seu TI e da fornecedora para que você esteja preparado.

7. Como é o processo de migração de dados iniciais?

Algumas empresas incluem em seus projetos a migração de alguns dados principais como cadastro de clientes, fornecedor, produtos, outras não. Esta é uma pergunta crucial pois isso influencia diretamente no prazo do projeto de acordo com o volume de dados que sua empresa trabalha. Além disso se você já possui um sistema e está trocando precisa saber quais informações deverão ficar disponíveis no antigo sistema pois não serão migradas. A atualização também é um fator crítico, já que algumas empresas cobram pelas atualizações de versão do ERP.

8. Como é feita a atualização do sistema?

Nenhum sistema é 100% livre de falhas e bugs, você precisará manter seu sistema atualizado para receber estas correções e melhorias que são feitas pelos desenvolvedores. Porém, dependendo da política da empresa, isso pode ter custos altos que devem ser levados em consideração na hora da compra.

Algumas empresas disponibilizam e fazem a atualização do sistema sem nenhum custo adicional, outras, por terem um processo muito complexo demandam que as atualizações sejam feitas por eles ou por consultores parceiros, logo, você vai pagar horas extras de consultoria sempre que precisar atualizar. E ainda tem aquelas consultorias que desenvolvem complementos de um software de mercado para atender necessidades específicas, mas sempre que o fabricante atualiza o software esses complementos precisam ser atualizado também gerando mais custo para você e demora na atualização.

9. Quais são os custos totais? O que pode variar nesse custo?

Algo que se tornou comum no mercado de ERP entre as grandes empresas é estipular um valor de projeto e durante a execução surgirem custos extras com customizações e horas de consultoria não planejadas.

Essa prática criou uma grande fama de que projetos de ERP são caros e intermináveis, o que não é verdade. Por isso é importante perguntar ao vendedor os custos que estão inclusos no valor da implantação, e qual o valor de horas de treinamento ou customizações extras que podem vir a surgir.

Espero que estas dicas ajudem você a escolher um ERP que melhor atenda as necessidades do seu negócio. E se quiser saber mais sobre este assunto, baixe o ebook Guia de Como Escolher o seu ERP.